Board Guidelines for Public Participation

Members of the public, especially residents of District 300, are welcome to connect with the Board at a board meeting during public participation.

Board Guidelines for Public Participation are as follows:

During each regular and special open meeting of the Board, members of the public and District employees may comment on or ask questions of the board, subject to reasonable constraints. The Board listens to comments or questions during public participation; responses to comments to or questions of the Board are most often managed through policy 3:30, Chain of Command. Participants seeking to provide public comment must complete the electronic sign-in located in the Central Office lobby prior to 6:30 p.m. or the start of the open meeting. Individuals cannot share unused time with other public participants. The participants appearing before the Board are expected to follow these guidelines:

1. Address the Board only at the appropriate time as indicated on the agenda and when recognized by the Board President. This includes following the directives of the Board President to maintain order and decorum for all.
   
   
2. Total length of time at a regular Board of Education meeting for Public Participation will be limited to two hours. However, upon the vote of a majority of the Board such time may be increased. This limitation on time does not apply to special meetings for the specific purpose of public input.
   
   
3. Individuals may be heard during Public Participation without notice by requesting permission of the President (or President Pro Tempore). Requests must be made prior to adoption of the agenda.
   
   
4. Individuals (up to 40) may speak to the Board for three minutes. In unusual circumstances, and when the person has given advance notice of the need to speak for a longer period of time, the Board President may allow a person to speak for more than three minutes. To request additional speaking time, the individual must:
   
   
   1. Complete 2:230-E1, Exhibit - Extended Public Participation Request Form no later than 8:00 a.m. on the day prior to the Board Meeting at which the individual will be speaking. This form can be requested by contacting the Board of Education’s Executive Assistant.
      
      
   2. Provide an explanation detailing why the allotted three minutes is not sufficient for the individual’s public comment.
      
      
   3. Requests for additional time may only be granted if the requester seeks to speak on a current or previous agenda topic. The agenda topic and date discussed (or scheduled to be discussed) must be provided. Requests for additional time to address topics of personal interest will be denied.
      
      
   4. Following submission of the request, the completed form will be provided to all Board members for their review.
      
      
   5. The Board President will be responsible for individually consulting each Board member to determine if there is an objection to the request.
      
      
   6. The decision to grant or deny the request rests with the Board President and his/her decision shall be final.
      
      
5. Identify oneself by name, relationship to District, state the concern, and limit comments to three minutes (as described above).
   
   
6. Observe, when necessary and appropriate, the Board President's authority to:
   
   
   1. Shorten public comment to conserve time and give the maximum number of individuals an opportunity to speak and/or;
      
      
   2. Determine procedural matters regarding public participation not otherwise covered in Board of Education policy.
      
      
7. Questions raised shall be assigned by the President to someone for an answer if it is determined that the question merits an answer.
   
   
8. Minors will not be heard by the Board of Education unless they are accompanied by the parent or guardian.
   
   
9. Charges, complaints, or challenges against staff members of the District will not be heard in open meeting. They shall be made in writing and discussed in closed session.
   
   
10. Pursuant to Illinois Election Code, Section 9-25.1, District property or resources cannot be used in connection with any prohibited political activity, which includes urging any elector to vote for or against any candidate or proposition. Therefore, speakers may not engage in electioneering during public comment and while on District property. In the event a public participant violates this directive, the District will submit a video copy of public participation to the State's Attorney for their review and consideration of initiating criminal charges against the speaker for violating Illinois Election Code.
    
    
11. Conduct oneself with respect and civility toward others and otherwise abide by Board policy 8:30, Visitors to and Conduct on School Property.

Petitions or written correspondence to the Board shall be presented to the Board of Education at the next regularly scheduled Board meeting.

Additionally, you can reach the Board at any time via email at Board@d300.org, which will send an identical email to all board members simultaneously. Please know that the Board does not reply to emails. Instead, the Board forward emails to the Superintendent who will review the concerns outlined and provide a response on behalf of the Board and district. The Board is copied on all responses and works with the Superintendent to ensure that any concerns outlined are addressed in accordance with district, state, and federal requirements.

Open Meetings Act

To continue learning about government, you are welcome to read the Attorney General's Open Meetings Act (5 ILCS 120) Frequently Asked Questions linked below in the “General Information” section. The D300 Open Meetings Act Officer is Colleen O’Keefe, Chief Legal Counsel.

Board Calendar, Agendas, Minutes, and Video Recordings

Full calendar of Board Meeting dates

Board Meeting agendas and minutes

Video Recordings of previous Board Meetings

Staff Contact

Diane Stratton, Executive Assistant to the Superintendent
Recording Secretary to the Board of Education
847-551-8308
Diane.Stratton@d300.org

Contact Us

Community Unit School District 300

Board of Education
2550 Harnish Drive, Algonquin, IL  60102
847-551-8300
board@d300.org

Junta Educativa

El Distrito Escolar 300 está gobernado por la Junta Educativa que consta de siete miembros elegidos. Los poderes y deberes de la Junta incluyen la autoridad para adoptar, hacer cumplir y monitorear todos los reglamentos para la administración y el gobierno de las escuelas del distrito.

Información para las Reuniones de la Junta Educativa

Las reuniones de la Junta Educativa se llevan a cabo el segundo y cuarto martes del mes a las 6:30 p.m., comenzando con la llamada al orden y la sesión cerrada a las 6 p.m. Todas las reuniones se llevan a cabo en la Oficina Central, 2550 Harnish Drive, Algonquin. No hay reuniones programadas durante las vacaciones de otoño, invierno o primavera.

Las reuniones de la Junta se pueden ver en vivo en el canal de YouTube del Distrito 300 a partir de las 6:30 p.m. 

Las reuniones de la Junta con subtítulos en español se pueden ver en vivo en el canal de YouTube en español del Distrito 300 a partir de las 6:30 p.m.

Los subtítulos ahora están disponibles en los canales de YouTube en inglés y español para las transmisiones en vivo:

• Para ver los subtítulos, haga clic en el ícono "CC" ubicado en la esquina inferior derecha del reproductor de video
• También hay opciones para diferentes tamaños y colores de tipo de letra

Pautas de la Junta para la Participación Pública

Los miembros del público, especialmente los residentes del Distrito 300, pueden conectarse con la Junta en una reunión de la Junta durante la participación pública.

Las Pautas de la Junta para la Participación Pública son las Siguientes:

Durante cada reunión abierta regular y especial de la Junta, los miembros del público y los empleados del Distrito pueden comentar o hacer preguntas a la Junta, sujeto a restricciones razonables. La Junta escucha comentarios o preguntas durante la participación pública; las respuestas a los comentarios o preguntas de la Junta se manejan con mayor frecuencia a través del reglamento 3:30, Cadena de Mando. Los participantes que deseen brindar comentarios públicos deben completar el registro electrónico ubicado en el vestíbulo de la Oficina Central antes de las 6:30 p.m. o el inicio de la reunión abierta. Las personas no pueden compartir el tiempo no utilizado con otros participantes públicos. Se espera que los participantes que comparezcan ante la Junta sigan las siguientes pautas:

1. Diríjase a la Junta solo en el momento apropiado como se indica en la agenda y cuando sea reconocido por el Presidente de la Junta. Esto incluye seguir las directivas del Presidente de la Junta para mantener el orden y el decoro para todos.
2. El tiempo total en una reunión regular de la Junta Educativa para la Participación Pública se limitará a dos horas. Sin embargo, con el voto de la mayoría de la Junta, dicho tiempo podrá ser aumentado. Esta limitación de tiempo no se aplica a las reuniones especiales con el propósito específico de recibir aportes del público.
3. Las personas pueden ser escuchadas durante la participación pública sin previo aviso solicitando el permiso del Presidente (o del presidente pro tempore). Las solicitudes deben hacerse antes de la adopción de la agenda.
4. Las personas (hasta 40) pueden hablar con la Junta durante tres minutos. En circunstancias inusuales, y cuando la persona haya notificado con anticipación la necesidad de hablar por un período de tiempo más largo, el Presidente de la Junta puede permitir que una persona hable por más de tres minutos. Para solicitar tiempo adicional para hablar, la persona debe:
   1. Complete 2:230-E1, Anexo: Formulario de Solicitud de Participación Pública Extendida a más tardar a las 8:00 a.m. del día anterior a la reunión de la Junta en la que hablará la persona. Este formulario se puede solicitar comunicándose con la Asistente Ejecutiva de la Junta Educativa.
   2. Proporcione una explicación que detalle por qué los tres minutos asignados no son suficientes para el comentario público de la persona.
   3. Las solicitudes de tiempo adicional solo se pueden conceder si el solicitante busca hablar sobre un tema de la agenda actual o anterior. Se debe proporcionar el tema de la agenda y la fecha discutida (o programada para ser discutida). Las solicitudes de tiempo adicional para tratar temas de interés personal serán denegadas.
   4. Después de la presentación de la solicitud, el formulario completado se proporcionará a todos los miembros de la Junta para su revisión.
   5. El Presidente de la Junta será responsable de consultar individualmente a cada miembro de la Junta para determinar si existe una objeción a la solicitud.
   6. La decisión de conceder o denegar la solicitud recae en el Presidente de la Junta y su decisión será final.
5. Identifíquese por su nombre, relación con el distrito, indique la preocupación y limite los comentarios a tres minutos (como se describe anteriormente).
6. Observar, cuando sea necesario y apropiado, la facultad del Presidente de la Junta para:
   1. Acortar los comentarios públicos para ahorrar tiempo y dar la oportunidad de hablar al máximo número de personas y/o;
   2. Determinar los asuntos de procedimiento relacionados con la participación pública que no estén cubiertos de otro modo en el reglamento de la Junta Educativa. 
7. Las preguntas planteadas serán asignadas por el Presidente a alguien para que las responda si se determina que la pregunta merece una respuesta.
8. Los menores no serán escuchados por la Junta Educativa a menos que estén acompañados por el padre o tutor.
9. Los cargos, quejas o impugnaciones contra los miembros del personal del Distrito no se escucharán en una reunión abierta. Se harán por escrito y se discutirán en sesión privada.
10. De conformidad con el Código Electoral de Illinois, Sección 9-25.1, la propiedad o los recursos del Distrito no se pueden utilizar en relación con ninguna actividad política prohibida, lo que incluye instar a cualquier elector a votar a favor o en contra de cualquier candidato o propuesta. Por lo tanto, los oradores no pueden participar en campañas electorales durante los comentarios públicos y mientras se encuentren en la propiedad del Distrito. En caso de que un participante público viole esta directiva, el Distrito enviará una copia en video de la participación pública al Fiscal del Estado para su revisión y consideración de iniciar cargos penales contra el orador por violar el Código Electoral de Illinois.
11. Comportarse con respeto y cortesía hacia los demás y, de lo contrario, cumplir con el reglamento de la Junta 8:30, Visitantes y Conducta en la Propiedad Escolar.

Las peticiones o la correspondencia escrita a la Junta se presentarán a la Junta Educativa en la siguiente reunión de la Junta programada regularmente.

Además, puede comunicarse con la Junta en cualquier momento por correo electrónico a Board@d300.org, que enviará un correo electrónico idéntico a todos los miembros de la junta simultáneamente. Tenga en cuenta que la Junta no responde a los correos electrónicos. En cambio, la Junta envía los correos electrónicos al Superintendente, quien revisará las inquietudes descritas y brindará una respuesta en nombre de la Junta y el distrito. La Junta recibe copias de todas las respuestas y trabaja con el Superintendente para garantizar que cualquier inquietud descrita se aborde de acuerdo con los requisitos del distrito, estatales y federales.

Ley de Reuniones Abiertas

Para continuar aprendiendo sobre el gobierno, le invitamos a leer las Preguntas Frecuentes sobre la Ley de Reuniones Abiertas del Procurador General (5 ILCS 120) vinculadas a continuación en la sección "Información General". La Oficial de la Ley de Reuniones Abiertas del D300 es Colleen O'Keefe, Jefa Asesora Jurídica.

Calendario, Agendas, Actas y Grabaciones de Video de la Junta

Calendario completo de fechas de reuniones de la Junta

Orden del día y actas de las reuniones de la Junta

Grabaciones de video de reuniones anteriores de la Junta

Personal del Contacto

Diane Stratton, Asistente Ejecutiva de la Superintendente

Secretaria de Actas de la Junta Educación

847-551-8308

Diane.Stratton@d300.org

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