The winter season increases the possibility of late starts, early dismissals, and school closures. 

District 300’s highest priority is the safety of our students and our staff. As such, the district consistently monitors several factors, including weather and road conditions, to determine if we can safely open schools.

Winter Weather Decision-Making Process: 

Significant winter weather events may inhibit the district’s ability to execute our normal operations. In these circumstances, the district may authorize a school closure, a delayed start, or early dismissal if adverse conditions have the potential to significantly disrupt our normal processes or present increased risks to student and staff safety. 

These decisions are based upon an analysis of several factors, including weather and road conditions.

Weather and Road Conditions:

The district monitors local forecasts and real-time weather conditions to determine their potential impact on school operations. While each weather-related event presents unique characteristics, generally, the district evaluates the following factors when assessing whether or not to implement an emergency day, late start, or early release day:

• Snowfall Total: When monitoring snowfall, the district analyzes the following two items: (1) does the total amount of snowfall have the potential to create hazardous driving conditions and (2) can our school parking lots, walkways, and sidewalks be adequately cleared prior to student and staff arrival? While there is not a definitive amount of snowfall that would trigger any specific decision, generally:
  
  
  • 1 to 3 inches would not impact school operations;
  • 4 to 5 inches would likely not impact school operations depending on the timing and duration of the snow fall;
  • 6 inches or more may be significantly disruptive and could result in a school closure or late start.
    
    
• Snowfall Timing: A significant accumulation of snowfall occurring between 1 a.m. and the time buses leave for their morning routes (approximately 6 a.m.) may have a significant impact on transportation and could result in a school closure or late start. Generally, if the bulk of snow accumulation occurs between 4 p.m. and midnight, it can be successfully addressed by local village snow plows and would result in normal school operations.
  
  
• Extreme Temperatures: A wind chill warning issued by The National Weather Service may result in a school closure or late start as it has the potential to present an increased risk for students exposed to outdoor conditions. According to The National Weather Service website, a wind chill warning may be issued when there are “widespread wind chill values around -30 degrees or colder.” (https://www.weather.gov/lot/headlines.) For reference, more than 70 percent of District 300 students utilize our transportation service and, as such, we consider the potential hazards of exposing students to extreme temperatures at bus stops.
  
  
• Road Conditions: The district consistently monitors local road conditions to determine if buses can arrive at school safely. District 300’s Director of Transportation and our transportation provider, Durham School Services, assess road conditions (including icy roadways, the amount of snow on the roads, potentially hazardous snow drifts, and traffic reports) to determine if buses can safely transport students. 

Delayed Start, Early Dismissal, School Closure Information: 

• School Closures: A school closure may be authorized if weather or road conditions present an increased risk to student safety over a prolonged duration (For example, temperatures of -30 degrees that are not forecast to increase before students arrive at bus stops or hazardous road conditions that are not expected to improve before the morning commute).
  
  
• Delayed Start: A delayed start may be authorized if weather or road conditions present a temporary increased risk for student safety that is expected to improve substantially within a reasonable amount of time (For example, temperatures of -30 degrees at 5 a.m. that are forecast to increase to 5 degrees before 8 a.m. or hazardous road conditions at 5 a.m. that are expected to improve by 7:30 a.m.).
  
  
• Early Dismissal: If the weather or roadways are expected to create hazardous conditions during regular dismissal times, District 300 may authorize an early dismissal (please note: an early dismissal would be used on very rare occasions as the district would likely close schools if there were a severe weather event projected for mid-day or early afternoon). 

Parent Notifications:

District 300 understands the impact these decisions have on a parent’s/guardian’s work schedule and their ability to secure supervision for their child(ren). 

The district will make every effort to provide parents with a decision the evening before a school closure, delayed start, or early release. Decisions will be communicated both via phone and email using the contact information parents have on file in PowerSchool SIS. If you need to update your phone number or email address in PowerSchool SIS, please contact your school’s registrar. 

Message Timing:

Generally, if a school closure, late start, or early release is being considered:

• The district will make every effort to provide parents with a message announcing the decision before 9:30 p.m. the evening before its implementation.
  
  
• If a decision is made after 10 p.m., the district will make every effort to provide parents with a message by 5:45 a.m. on the day of implementation.
  
  
• On the night before a potential school closure, late start, or early dismissal, the latest possible time the district would send a message to parents would be 10 p.m.

As a reminder, families can also look to the district’s social media pages, website, and local media broadcasts for updates.

General Winter Information and Recommendations:

Absences and Tardies on School Days with Inclement Winter Weather:

District 300’s attendance policy states an excused absence can be a “circumstance which causes reasonable concern to the parent for the safety or health of a student.” Hazardous road conditions would meet this criteria.

Regarding tardies, while each situation presents unique circumstances, generally:

• If a bus arrives at school late, the main office is notified and all students arriving to class are excused. Students are not marked tardy.
  
  
• If a parent drops off a student at school late, the student should sign in at the main office or other designated location on campus. Weather conditions for that morning may excuse a student from being marked tardy.
  
  
• If a high school student driver arrives at school late, the student should sign in at the main office or other designated location on campus. Weather conditions for that morning may excuse a student from being marked tardy.

Bussing Delays: 

Adverse winter conditions can cause bussing delays. In these circumstances, students may be waiting at their bus stop longer than normal. As it will likely continue to remain cold throughout the winter, District 300 strongly recommends students dress appropriately for cold weather, including a jacket, hat, and gloves. Parents may want to wait in their cars with students or make arrangements with a neighbor to do so on extreme temperature days.  

Bus Tracker App:

Our transportation partner, Durham School Services, has developed the Durham Bus Tracker app to allow parents to securely view the location of their child’s bus in relation to their assigned bus stop. This app is a useful tool when buses encounter difficult winter road conditions. For more information about the app, please visit our transportation page. 

Typically, the same school bus runs the same routes each day. When this occurs, parents can be sure they are seeing their child’s appropriate bus in the Durham Bus Tracker app. However, there may be times when transportation issues require a bus to be reassigned to a different route. When this occurs, the app will not be able to track the bus that will be arriving at your child’s stop. Should this scenario occur, Durham Transportation Services would send parents a message explaining the situation and would include a reminder that the bus tracker app will not work for the day. 

Families Are Encouraged to Monitor Weather Forecasts:

District 300 encourages all families to monitor weather forecasts regularly to determine if there is a potential for adverse weather conditions and, if so, to anticipate how it might impact their commute. In most circumstances, adverse winter conditions cause traffic delays and students (or their families) may want to consider starting their commute earlier than normal.

Inexperienced Drivers Should Use Caution:

District 300 understands some of our high school drivers may be encountering winter road conditions for the first time or have limited experience driving with snow and ice on the roadways. As such, the district recommends parents remind their students to drive with extreme caution, including traveling at lower speeds than normal, and beginning their commutes earlier to allow extra time for traffic delays.

Based on road conditions in your area, inexperienced drivers may want to consider taking the bus to school or having their parents drive them.  

Información Meteorológica de Invierno

La temporada de invierno aumenta la posibilidad de llevar a cabo inicios tarde a clases, salidas tempranas y cierres de escuelas. 

La máxima prioridad del Distrito 300 es la seguridad de nuestros estudiantes y nuestro personal. Como tal, el distrito monitorea constantemente varios factores, incluyendo el clima y las condiciones de las carreteras, para determinar si podemos abrir las escuelas de manera segura.

Proceso de Toma de Decisiones Relacionado al Clima Invernal:

Los eventos climáticos invernales significativos pueden impedir la capacidad del distrito de ejecutar nuestras operaciones normales. En estas circunstancias, el distrito puede autorizar el cierre de escuelas, un inicio tarde a clases o una salida temprana si las condiciones adversas tienen la posibilidad de interrumpir significativamente nuestros procesos normales o presentar mayores riesgos para la seguridad de los estudiantes y el personal. 

Estas decisiones se basan en un análisis de varios factores, incluyendo el clima y las condiciones de la carretera.

Condiciones Climáticas:

El distrito monitorea los pronósticos locales y las condiciones climáticas en tiempo real para determinar su posible impacto en las operaciones escolares. A pesar de que cada evento relacionado con el clima presenta características únicas, en general, el distrito evalúa los siguientes factores al determinar si implementara o no un día de emergencia, un día de inicio tarde a clases o un día de salida temprana:

• Acumulación de Nieve: Al monitorear la acumulación de nieve, el distrito analiza los siguientes dos elementos: (1) ¿tiene la acumulación de nieve la posibilidad de crear condiciones de manejo peligrosas y (2) pueden despejarse adecuadamente los estacionamientos, senderos y banquetas de nuestras escuelas antes de la que lleguen los estudiantes y personal? A pesar de que no hay una cantidad definitiva de nieve que desencadene una decisión específica, en general:
  • De 1 a 3 pulgadas no afectaría las operaciones escolares;
  • De 4 a 5 pulgadas probablemente no afectarían las operaciones escolares dependiendo del horario y la duración de la caída de nieve;
  • 6 pulgadas o más pueden ser significativamente perjudiciales y podrían resultar en el cierre de escuelas o un inicio tarde a clases.

• Horario de la Nevada: Una acumulación significativa de nevadas que ocurra entre la 1:00 a.m. y la hora en que los autobuses salen para sus rutas de la mañana (aproximadamente las 6:00 a.m.) puede tener un impacto significativo en el transporte y podría resultar en el cierre de escuelas o un inicio tarde a clases. Generalmente, si la mayor parte de la acumulación de nieve ocurre entre las 4:00 p.m. y la medianoche, puede ser abordado con éxito por quitanieves de la aldea local y daría como resultado operaciones escolares normales. 
  
  
• Temperaturas Extremas: Una advertencia de sensación térmica emitida por el Servicio Meteorológico Nacional puede resultar en el cierre de escuelas o el inicio tarde a clases, ya que tiene la posibilidad de presentar un mayor riesgo para los estudiantes expuestos a las condiciones al aire libre. Según el sitio web del Servicio Meteorológico Nacional, se puede emitir una advertencia de sensación térmica cuando hay "valores generalizados de sensación térmica alrededor de -30 grados o menos". (https://www.weather.gov/lot/headlines). Como referencia, más del 70 por ciento de los estudiantes del Distrito 300 utilizan nuestro servicio de transporte y como tal, consideramos los posibles peligros de exponer a los estudiantes a temperaturas extremas en las paradas de autobús.  
  
  
• Condiciones de las Carreteras: El distrito monitorea constantemente las condiciones de las carreteras locales para determinar si los autobuses pueden llegar a la escuela de manera segura. La Directora de Transporte del Distrito 300 y nuestro proveedor de transporte, Servicios Escolares de Durham, evalúan las condiciones de las carreteras (incluyendo las carreteras heladas, la cantidad de nieve en las carreteras, las acumulaciones de nieve posiblemente peligrosas y los informes de tráfico) para determinar si los autobuses pueden transportar a los estudiantes de manera segura. 

Información de Inicio Tarde a Clases, Salida Temprana, Cierre de Escuelas:

• Cierre de Escuelas: Se puede autorizar un cierre de escuelas si las condiciones climáticas o de la carretera presentan un mayor riesgo para la seguridad de los estudiantes durante un período prolongado. (Por ejemplo, temperaturas de -30 grados que no se pronostica que aumenten antes de que los estudiantes lleguen a las paradas de autobús o condiciones viales peligrosas que no se espera que mejoren antes del viaje de la mañana)  
  
  
• Inicio Tarde a Clases: Se puede autorizar un inicio tarde a clases si el clima o las condiciones de la carretera presentan un mayor riesgo temporal para la seguridad de los estudiantes que se espera que mejore sustancialmente dentro de un período de tiempo razonable. (Por ejemplo, temperaturas de -30 grados a las 5 a.m. que se pronostica que aumentarán a 5 grados antes de las 8 a.m. o condiciones peligrosas de la carretera a las 5 a.m. que se espera que mejoren a las 7:30 a.m.).
  
  
• Salida Temprana: Si se espera que el clima o las carreteras crean condiciones peligrosas durante las horas regulares de salida, el Distrito 300 puede autorizar una salida temprana (tenga en cuenta: una salida temprana se usaría en muy raras ocasiones ya que el distrito probablemente cerraría las escuelas si hubiera un evento meteorológico severo proyectado para el mediodía o temprano en la tarde). 

Notificaciones para Padres:

El Distrito 300 comprende el impacto que estas decisiones tienen en el horario de trabajo de los padres/tutores y su capacidad para asegurar la supervisión para sus estudiantes. 

El distrito hará todo lo posible para proporcionarles a los padres una decisión la noche antes del cierre de escuelas, un inicio tarde a clases o salida temprana. Las decisiones se comunicarán por teléfono y correo electrónico utilizando los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico que los padres tienen registrados en PowerSchool SIS. Si necesita actualizar su información de contacto en PowerSchool SIS, comuníquese con la secretaria de admisiones de su escuela.  

Horario de los Mensajes:

En general, si se considera un cierre de escuelas, un inicio tarde o una salida temprana:

• El distrito hará todo lo posible para proporcionar a los padres un mensaje anunciando la decisión antes de las 10:00 p.m. la noche antes de su implementación.
  
  
• Si no se toma una decisión antes de las 10:00 p.m., pero se toma durante la noche, el distrito hará todo lo posible para enviarles a los padres un mensaje antes de las 6:15 a.m. del día de la implementación.

• En la noche anterior a un posible cierre de escuelas, un inicio tarde a clases o salida temprana, la hora más tarde que el distrito enviaría un mensaje a los padres sería a las 10:00 p.m.
   
• En la mañana de un posible cierre de escuelas, inicio tarde a clases o salida temprana, la hora más temprana que el distrito enviaría un mensaje a los padres sería a las 6:00 a.m.

Como recordatorio, las familias también pueden buscar actualizaciones en las páginas de las redes sociales, el sitio web y las transmisiones de los medios locales del distrito.

Información y recomendaciones generales de invierno:

Ausencias y Retrasos Relacionados con Días Escolares con Clima Invernal Inclemente:

El reglamento de asistencia del Distrito 300 establece que una ausencia justificada puede ser una "circunstancia que cause una preocupación razonable a los padres por la seguridad o la salud de un estudiante". Las condiciones peligrosas de las carreteras cumplirían con este criterio.

Con respecto a los retrasos, a pesar de que cada situación presenta circunstancias únicas, generalmente:

• Si un autobús llega tarde a la escuela, se notifica a la oficina principal y se excusa a todos los estudiantes que lleguen a la escuela. Como resultado, los estudiantes no son marcados tarde.
• Si un padre deja a un estudiante en la escuela tarde, el estudiante debe reportarse en la oficina principal o en otro lugar designado en la escuela. Las condiciones climáticas para esa mañana pueden excusar a un estudiante de ser marcado tarde.
• Si un conductor estudiante de preparatoria llega tarde a la escuela, el estudiante debe reportarse en la oficina principal o en otro lugar designado en la escuela. Las condiciones climáticas para esa mañana pueden excusar a un estudiante de ser marcado tarde. 

Retrasos en el Transporte:

Las condiciones invernales adversas pueden causar retrasos en los autobuses. En estas circunstancias, los estudiantes pueden estar esperando en su parada de autobús más tiempo de lo normal. Como probablemente seguirá estando frío durante todo el invierno, el Distrito 300 recomienda enfáticamente que los estudiantes se vistan apropiadamente para el clima frío, incluyendo un abrigo, gorra y guantes. Es posible que los padres deseen esperar en sus automóviles con los estudiantes o hacer arreglos con un vecino para hacerlo en los días de temperaturas extremas.  

A través de una asociación con Baird & Warner, el distrito puede proporcionar un abrigo de invierno a los estudiantes que lo necesiten. Si su estudiante no tiene un abrigo de invierno calientito, comuníquese con la trabajadora social de su escuela o la Coordinadora de Familia y Escuela para obtener ayuda.

Aplicación de Rastreo de Autobuses de Durham:

Nuestro socio de transporte, Durham School Services, utiliza la aplicación “Durham Bus Tracker”, que permite a los padres ver de forma segura la ubicación del autobús de sus estudiantes en relación con la parada de autobús asignada. Esta aplicación es una herramienta útil cuando los autobuses se encuentran en condiciones difíciles en las carreteras durante el invierno. Para obtener más información sobre la aplicación, visite nuestra página de transporte.

Por lo general, el mismo autobús escolar recorre las mismas rutas todos los días. Cuando esto ocurre, los padres pueden estar seguros de que están viendo el autobús apropiado para su estudiante en la aplicación “Durham Bus Tracker”. Sin embargo, surgen problemas de transporte que requieren la reasignación de un autobús diferente a una ruta. Cuando esto sucede no puede usar la aplicación para rastrear el autobús que llega a la parada de su estudiante. Si ocurriera esta situación, el Servicio de Transporte de Durham enviaría a los padres un mensaje explicando la situación e incluirían un recordatorio de que la aplicación de rastreo de autobuses no funcionará ese día.

Se Alienta a las Familias a Monitorear los Pronósticos del Tiempo:

El Distrito 300 alienta a todas las familias a monitorear los pronósticos del tiempo regularmente para determinar si existe la posibilidad de condiciones climáticas adversas y de ser así, anticipar cómo podría afectar su viaje. En la mayoría de las circunstancias, las condiciones invernales adversas causan retrasos en el tráfico y los estudiantes (o sus familias) pueden considerar empezar su viaje antes de lo normal.

Los Conductores Sin Experiencia Deben Tener Precaución:

El Distrito 300 entiende que algunos de nuestros conductores de la escuela preparatoria pueden encontrarse con condiciones invernales en las carreteras por primera vez o tener experiencia limitada al conducir con nieve y hielo en las carreteras. Como tal, el distrito recomienda a los padres que les recuerden a sus estudiantes que conduzcan con extrema precaución, lo que incluye viajar a velocidades más bajas de lo normal y empiecen su viaje más temprano para permitir tiempo adicional por retrasos en el tráfico.

Según las condiciones de la carretera en su área, los conductores sin experiencia pueden considerar tomar el autobús a la escuela o que sus padres los conduzcan.