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Superintendent Harkin’s Weekly Update For January 28th: Winter Weather Update, Test-to-Stay Program

Good Evening Parents and Guardians,

Earlier this week, we reached the 100th day of the school year! I would like to thank all of our families, students, and staff for their collective efforts to ensure we reached this milestone together.

Today’s Message Includes:

  • A Winter Weather Update, which includes:
    • District Protocols Review;
    • Family Monitoring Weather Forecasts; and
    • Inclement Weather Absences and Tardies.
  • D300 Resumes the Test-to-Stay Program;
  • Durham Bus Tracker App;
  • COVID-19 Information; and,
  • District 300 Highlights.

 

Winter Weather Update:
The winter season increases the possibility of late starts, early dismissals, and school closures. Families who would like more information regarding the district’s decision-making processes can view my presentation from the January 25th Board of Education Meeting or visit d300.org/WinterWeatherInformation.

  • District Protocols Review: District 300’s highest priority is the safety of our students and staff. The district consistently monitors several factors, including weather and road conditions, to determine if we can safely open schools. Recently, some District 300 families have raised concerns regarding our existing protocols. Therefore, the district will be reviewing our protocols to ensure we are operating in alignment with our commitment to student and staff safety. Should any changes be made, I will provide our families with an update.

  • Families Are Encouraged to Monitor Weather Forecasts: District 300 encourages all families to monitor weather forecasts regularly to determine if there is a potential for adverse weather conditions and, if so, to anticipate how it might impact their commute. In most circumstances, adverse winter conditions cause traffic delays, and students (or their families) may want to consider starting their commute earlier than usual.

  • Absences and Tardies Related to Inclement Weather: District 300’s attendance policy states an excused absence can be a “circumstance which causes reasonable concern to the parent for the safety or health of a student.” Hazardous road conditions would meet these criteria. While each situation presents a unique circumstance, listed below are how specific tardies may be handled: 
    • If a bus arrives at school late, the main office is notified, and all students arriving at school are excused. As a result, students are not marked tardy.

    • If a parent drops off a student at school late, the student should sign in at the main office or other designated location on campus. Weather conditions for that morning may excuse a student from being marked tardy.

    • If a high school student driver arrives at school late, the student should sign in at the main office or other designated location on campus. Weather conditions for that morning may excuse a student from being marked tardy.

 

Durham Bus Tracker App:
Our transportation partner, Durham School Services, utilizes the Durham Bus Tracker app to allow parents to securely view the location of their child’s bus in relation to their assigned bus stop. This app is a helpful tool when buses encounter difficult winter road conditions. For more information about the app, please visit our transportation webpage. Here is an overview of how it works:

  • Assigned Bus Tracking: Typically, the same school bus runs the same routes each day. When this occurs, parents can be sure they are seeing their child’s appropriate bus in the Durham Bus Tracker app.

  • Reassigned Bus Tracking: When transportation issues arise requiring a different bus to be reassigned to a route, you cannot use the app to track the bus arriving at your child’s stop. Should this scenario occur, Durham Transportation Services would send parents a message explaining the situation and include a reminder that the bus tracker app will not work for the day. In addition, families may reach out to the transportation department in these situations to find out if their student’s pick-up time has been modified.   

 

District 300 Resumes Test-to-Stay Program: 

District 300 will resume the Test-to-Stay program on Monday, January 31 at our Central Office, for student exposures related to a school setting (including a classroom, lunchroom, or bus). To be eligible, a student’s date of initial exposure must be on or after January 31, 2022.

Effective January 31, the Test-to-Stay Program’s hours of operation will be:

  • Monday through Thursday: 7:15 a.m. to 5 p.m. (the last appointments will be at 4:45 p.m.)

  • Fridays: 7:15 a.m. to 4 p.m. (the last appointment will be at 3:45 p.m.)

  • On Days of Board Meetings or Board Committee Meetings: 7:15 a.m. to 1 p.m. (last appointment 12:45) 

At this time, the Test-to-Stay Program is not available for extra-curricular exposures.

 

COVID-19 Information:

  • COVID-19 Dashboard: The latest COVID-19 data, including the number of student and staff positive cases, can be found on District 300’s COVID Data Dashboard.

  • IDPH and ISBE Answers to Frequently Asked Questions: As a reminder from a previous message, several parents contacted the district regarding the Illinois Department of Public Health’s (IDPH) and Illinois State Board of Education’s (ISBE) updated guidance. Many of these questions are addressed in the Frequently Asked Questions for Schools document, prepared by IDPH and ISBE, which can be accessed by clicking here.

 

D300 Highlights:

  • Congratulations to Dundee-Crown High School for being one of 27 schools in Illinois to earn the AP Computer Science Diversity Award from the Illinois State Board of Education!

  • Congratulations to the Hampshire High School dance team, who will be competing at state this weekend!

  • Congratulations to the Jacobs High School dance team, who will be competing at state this weekend!

 

Closing:

I continue to be impressed with the various District 300 accomplishments listed in my weekly message. If I missed mentioning something happening in our schools or with our students in the “D300 Highlights” section of this message, please feel free to contact me so I can be sure to provide acknowledgement in a future email. 

I wish all of you a wonderful weekend!

Sincerely,

Susan Harkin
Superintendent

 

 

 

 

Buenas Noches Padres y Tutores: 

¡A principios de esta semana, llegamos al día 100 del año escolar! Me gustaría agradecer a todas nuestras familias, estudiantes y personal por sus esfuerzos colectivos para asegurar que alcancemos este hito juntos. 

El Mensaje de Hoy Incluye:

  • Una Actualización del Clima Invernal, que incluye:
    • Revisión de los Protocolos del Distrito;
    • Monitoreo de los Pronósticos Meteorológicos por las Familias; y
    • Ausencias y Retrasos por Mal Clima.
  • Programa Prueba para Permanecer del D300;
  • Aplicación de Rastreo de Autobús de Durham;
  • Información sobre COVID-19; y,
  • Lo Más Destacado del Distrito 300

Actualización del Clima Invernal:   

La temporada de invierno aumenta la posibilidad de inicios tarde a clases, salidas tempranas y cierres de escuelas. Las familias que deseen obtener más información sobre los procesos de toma de decisiones del distrito pueden ver mi presentación de la reunión de la Junta Educativa del 25 de enero o visitar d300.org/WinterWeatherInformation. 

  • Revisión de los Protocolos del Distrito: La máxima prioridad del Distrito 300 es la seguridad de nuestros estudiantes y nuestro personal. El distrito monitorea constantemente varios factores, incluyendo el clima y las condiciones de las carreteras, para determinar si podemos abrir las escuelas de manera segura. Recientemente, algunas familias del Distrito 300 han expresado su preocupación con respecto a nuestros protocolos existentes. Por lo tanto, el distrito revisará nuestros protocolos para asegurar que estemos operando de acuerdo con nuestro compromiso con la seguridad de los estudiantes y el personal. Si se realizan cambios, proporcionaré a nuestras familias una actualización.
  • Se Alienta a las Familias a Monitorear los Pronósticos del Tiempo: El Distrito 300 alienta a todas las familias a monitorear los pronósticos del tiempo regularmente para determinar si existe la posibilidad de condiciones climáticas adversas y, de ser así, anticipar cómo podría afectar su viaje. En la mayoría de las circunstancias, las condiciones adversas del invierno causan retrasos en el tráfico y los estudiantes (o sus familias) pueden considerar empezar su viaje antes de lo habitual.
  • Ausencias y Retrasos Relacionados con el Clima Inclemente: El reglamento de asistencia del Distrito 300 establece que una ausencia justificada puede ser una "circunstancia que cause una preocupación razonable a los padres por la seguridad o la salud de un estudiante". Las condiciones peligrosas de las carreteras cumplirían con este criterio. A pesar de que cada situación presenta circunstancias únicas, a continuación, se enumeran cómo se pueden manejar los retrasos específicos:

o Si un autobús llega tarde a la escuela, se notifica a la oficina principal y se excusa a todos los estudiantes que lleguen a la escuela. Como resultado, los estudiantes no son marcados tarde.

o Si un padre deja a un estudiante en la escuela tarde, el estudiante debe reportarse en la oficina principal o en otro lugar designado en la escuela. Las condiciones climáticas para esa mañana pueden excusar a un estudiante de ser marcado tarde.

o Si un conductor estudiante de preparatoria llega tarde a la escuela, el estudiante debe reportarse en la oficina principal o en otro lugar designado en la escuela. Las condiciones climáticas para esa mañana pueden excusar a un estudiante de ser marcado tarde. 

Aplicación de Rastreo de Autobuses de Durham:

 Nuestro socio de transporte, Durham School Services, utiliza la aplicación “Durham Bus Tracker”, que permite a los padres ver de forma segura la ubicación del autobús de sus estudiantes en relación con la parada de autobús asignada. Esta aplicación es una herramienta útil cuando los autobuses se encuentran en condiciones difíciles en las carreteras durante el invierno. Para obtener más información sobre la aplicación, visite nuestra página de transporte. Aquí se encuentra una descripción general de cómo funciona: 

  • Rastreo de Autobús Asignado: Por lo general, el mismo autobús escolar recorre las mismas rutas todos los días. Cuando esto ocurre, los padres pueden estar seguros de que están viendo el autobús apropiado para su estudiante en la aplicación “Durham Bus Tracker”. 
  • Rastreo de Autobús Reasignado: Cuando surgen problemas de transporte que requieren la reasignación de un autobús diferente a una ruta, no puede usar la aplicación para rastrear el autobús que llega a la parada de su estudiante. Si ocurriera esta situación, el Servicio de Transporte de Durham enviaría a los padres un mensaje explicando la situación e incluirían un recordatorio de que la aplicación de rastreo de autobuses no funcionará ese día. Adicionalmente, las familias pueden comunicarse con el departamento de transporte en estas situaciones para averiguar si se ha modificado la hora de recoger a su estudiante. 

El Distrito 300 Reanuda el Programa Prueba para Permanecer:

El Distrito 300 reanudará el programa Prueba para Permanecer el lunes 31 de enero en nuestra Oficina Central, para nuestros estudiantes expuestos en un entorno escolar (incluido un salón de clase, un comedor o un autobús). Para ser elegible, la fecha de exposición inicial de un estudiante debe ser el 31 de enero del 2022 o después.

A partir del 31 de enero, el horario de del Programa Prueba para Permanecer será:

  • Lunes a jueves: 7:15 a.m. - 5 p.m. (la última cita será a las 4:45 p.m.)*
  • Viernes: 7:15 a.m. – 4:00 p.m. (la última cita será a las 3:45 pm.)
  • En Días de Reuniones de la Junta Educativa o Comité de la Junta Educativa: 7:15 a.m. – 1:00 p.m. (última cita 12:45 p.m.)

En este momento, el Programa Prueba para Permanecer no está disponible para exposiciones extracurriculares.

COVID-19 Information:

  • Respuestas a Preguntas Frecuentes de IDPH e ISBE: Como recordatorio de mi mensaje anterior, varios padres se comunicaron con el distrito con respecto a la guía actualizada del Departamento de Salud Pública de Illinois (IDPH) y la Junta Educativa del Estado de Illinois (ISBE). Muchas de estas preguntas se abordan en el documento de Preguntas Frecuentes para las Escuelas, preparado por IDPH e ISBE, al que se puede acceder haciendo clic aquí.  

Lo Más Destacado del D300: 

  • ¡Felicitaciones a Dundee-Crown High School por ser una de las 27 escuelas en Illinois en ganar el Premio a la Diversidad en Ciencias Informáticas AP de la Junta Educativa del Estado de Illinois!
  • ¡Felicitaciones al equipo de baile de Hampshire High School, que competirá en el estado este fin de semana!
  • ¡Felicitaciones al equipo de baile de Jacobs High School, que competirá en el estado este fin de semana!

Conclusión:

Sigo impresionada con los diversos logros del Distrito 300 mencionados en mi mensaje semanal. Si no mencioné algo que está sucediendo en nuestras escuelas o con nuestros estudiantes en la sección "Lo Más Destacado del D300" de este mensaje, no dude en comunicarse conmigo para asegurarme de dar reconocimiento en un futuro correo electrónico. 

¡Espero que todos tengan un maravilloso fin de semana!

 

Atentamente,

 

Susan Harkin

Superintendente