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Weekly Update from Superintendent Harkin: Parent Teacher Conferences, Childcare Provider Options, Communication Protocols

Published: November 1, 2021

Good Evening Parents,

Today is the final school day of October, and I am pleased to report that District 300 has completed our second whole month of the school year. I’d like to thank all of our parents, students, and staff for their continued support as we continue through the 2021-22 school year. 

Today’s Message Includes:

  • Parent-Teacher Conference Information
     
  • Childcare Provider Options for Remote Learning Days

  • A Parent Communication Process to Ensure Timely Responses

Parent-Teacher Conference Scheduling Information:

District 300 schools look forward to hosting Parent-Teacher Conferences on November 22 and 23, 2021. 

  • On Monday, November 22, parents will have the option of attending an in-person or virtual Parent-Teacher conference via Zoom.

  • On Tuesday, November 23, all Parent-Teacher conferences will be conducted virtually via Zoom.

Each school will send an email communication to families in the near future that provides specific information for how and when to sign up for conferences. This message will include a school-specific registration link via PTC Wizard, the system District 300 uses to schedule conferences. 

Please be on the lookout for this communication and contact your school’s main office directly should you have any questions or need any support.

Childcare Providers for Remote Learning Days:

As mentioned in a previous message, the Board of Education has approved the following calendar changes:

  • November 19, 2021, is now a Remote Learning Day (previously scheduled as an Early Release day). Therefore, students will not be in physical attendance at their schools on November 19.

  • December 10, 2021, is now a Remote Learning Day (previously scheduled as an Early Release day). Therefore, students will not be in physical attendance at their schools on December 10.

District 300 has worked with our local daycare providers to facilitate childcare services for students on these days. Please reference the information on this webpage to determine if a local childcare provider may be an option for your family. All questions can be addressed directly to the provider. Please note that District 300 will not be coordinating services directly with families for these two days. 

Communications Guidelines:

During the October 26th Board of Education Meeting, I reviewed a communications protocol to ensure parents can resolve issues and receive answers to questions as quickly as possible. You can watch the presentation by clicking here.

For issues that occur inside the classroom, parents should contact their child’s teacher first. Should the matter not be resolved, parents can move to the subsequent step located on this Parent Communication Flowchart for Issues Inside the Classroom.

For issues that occur outside the classroom, parents should contact their school’s front office staff first. Should the matter not be resolved at this level, parents can move to the subsequent step located on this Parent Communication Flowchart for Issues Outside the classroom.

We hope this clarification will allow our families to have issues addressed expeditiously. 

COVID-19 Update:
This week, our total number of positive student cases decreased, with a total of 25 positive cases (compared to 34 cases at the time of last week’s message), and our total number of close contacts increased to 163 (compared to 111 at the time of last week’s message). The District will continue to follow and evaluate our mitigation strategies to keep our students safe in our classrooms. 

Parents and guardians can access the District 300 Data Dashboard to see positive cases and close contacts numbers. The dashboard is updated daily, Monday through Friday.

From August 9 through October 27:

  • 48 staff members have tested positive for COVID-19

  • 5 staff members have been identified as a close contact with an individual who tested positive for COVID-19 in a District 300 building.      

From August 12 through October 27:

  • 359 students have tested positive for COVID-19

  • 2,037 students have been identified as close contacts to an individual who tested positive for COVID-19 in a District 300 building 

From August 30 through October 27:

  • 2,877 tests were administered to staff and students to successfully return them to their classrooms through our Central Office Testing Program. This number does not include the test administered at Hampshire High School. 

If elevated cases are identified within a school, the District works with our local health departments to review and modify our mitigation strategies to keep our students and staff safe.

Conclusion:

In closing, I would like to highlight some of the great things occurring in District 300.

Tonight, both Hampshire High School and Jacobs High School football teams will participate in the first-round IHSA playoff games!

  • Jacobs will play against Hersey High School at 7 p.m. at Hersey.

  • Hampshire will play against Moline High School at 7:30 p.m. at Moline.

I would like to wish the best of luck to Hampshire head coach, Jake Brosman, Jacobs head coach, Brian Zimmerman, and all the students on the Whip-Purr and Golden Eagle football teams at tonight’s games.

Neubert Elementary School recently hosted a Trunk or Treat event, allowing students to engage in a fun Halloween activity with their peers and the larger school community. I would like to thank the Neubert PTO Board members for all their hard work in organizing the event. 

Earlier this month, the Carpentersville Fire Department made a special visit to Parkview Elementary School to commemorate Fire Prevention Week. Firefighters taught Parkview students important safety lessons and led them through a fire drill. They also provided a gift bag containing a fire safety book and coloring book to kindergarten and first-grade students. I would like to thank the Carpentersville Fire Department for their support of our students.

Golfview Elementary students worked together as a community to earn a school reward: having Principal Pam Carlos and Assistant Principal Jessica Martinsen start their day from atop the school’s roof. Golfview students earned this reward by following “The Gator Way”, which is to “Be Respectful, Be Responsible, and Be Safe.” By practicing “The Gator Way”, students worked together to strengthen their sense of community by sharing a common experience. Principal Carlos and Assistant Principal Martinsen were very proud of students for demonstrating their hard work and dedication to achieve a goal. 

As we head into November, District 300 will continue to focus on ensuring students receive high-quality instruction while providing opportunities for relationship building activities within our school communities and look forward to sharing with you the great things that are happening in our schools.

Wishing you a safe and wonderful Halloween weekend!

Sincerely,

Susan Harkin





Actualización Semanal de la Superintendente Harkin: Conferencias de Padres y Maestros, Opciones de Proveedores de Cuidado de Niños, Protocolos de Comunicación 

Buenas Noches Padres: 

Hoy es el último día de clases de octubre y me complace informar que el Distrito 300 ha completado nuestro segundo mes completo del año escolar. Me gustaría agradecer a todos nuestros padres, estudiantes y personal por su continuo apoyo a medida que avanzamos durante el año escolar 2021-22.  

El Mensaje de Hoy Incluye:

  • Información sobre las Conferencias de Padres y Maestros

  • Opciones de Proveedores de Cuidado de Niños para los Días de Aprendizaje Remoto

  • Un Proceso de Comunicación para los Padres para Asegurar Respuestas Oportunas 

Información sobre la Programación de Conferencias de Padres y Maestros: 

Las escuelas del Distrito 300 esperan llevar a cabo conferencias de padres y maestros el 22 y 23 de noviembre de 2021 

  • El lunes 22 de noviembre, los padres tendrán la opción de asistir a una conferencia de padres y maestros en persona o virtual a través de Zoom.

  • El martes 23 de noviembre, todas las conferencias de padres y maestros se llevarán a cabo virtualmente a través de Zoom.

Cada escuela enviará una comunicación por correo electrónico a las familias en un futuro cercano que proporciona información específica sobre cómo y cuándo inscribirse para las conferencias. Este mensaje incluirá un enlace de inscripción específico para la escuela a través de PTC Wizard, el sistema que usa el Distrito 300 para programar conferencias.  

Esté pendiente a esta comunicación y comuníquese directamente con la oficina principal de su escuela si tiene alguna pregunta o necesita ayuda. 

Proveedores de Cuidado de Niños para los Días de Aprendizaje Remoto:

Como se mencionó en un mensaje anterior, la Junta Educativa aprobó los siguientes cambios al calendario.

  • El 19 de noviembre del 2021 es ahora un Día de Aprendizaje Remoto (previamente programado como un día de salida temprana). Por lo tanto, los estudiantes no estarán presentes físicamente en sus escuelas el 19 de noviembre.

  • El 10 de diciembre del 2021 es ahora un Día de Aprendizaje Remoto (anteriormente programado como un día de salida temprana). Por lo tanto, los estudiantes no asistirán físicamente a sus escuelas el 10 de diciembre.

El Distrito 300 ha trabajado con nuestros proveedores de guarderías locales para facilitar los servicios de cuidado de niños para los estudiantes en estos días. Consulte la información en esta página web para determinar si un proveedor de cuidado de niños local puede ser una opción para su familia. Todas las preguntas pueden dirigirse directamente al proveedor. Tenga en cuenta que el Distrito 300 no coordinará los servicios directamente con las familias durante estos dos días. 

Pautas de Comunicación: 

Durante la reunión de la Junta Educativa del 26 de octubre, revisé un protocolo de comunicación para asegurar que los padres puedan resolver sus problemas y reciban respuestas a sus preguntas de la manera más oportuna posible. Pueden ver la presentación haciendo clic aquí

Para problemas que ocurren dentro del salón de clase, los padres deben comunicarse primero con el maestro de su estudiante. Si el asunto no se resuelve, los padres pueden pasar al siguiente paso que se encuentra en este Diagrama de Organización de Comunicación para los Padres para Problemas Dentro del Salón de Clase.

Para problemas que ocurren fuera del salón de clase, los padres deben comunicarse primero con el personal de la oficina principal de la escuela. Si el asunto no se resuelve en este nivel, los padres pueden pasar al siguiente paso que se encuentra en este Diagrama de Organización de Comunicación para los Padres para Problemas Fuera del Salón de Clase

Esperamos que esta aclaración permita a nuestras familias resolver los problemas de manera expedita. 

Actualización de COVID-19:

Esta semana, nuestro número total de casos positivos de estudiantes disminuyo, con un total de 25 casos positivos (en comparación con 34 casos en el momento del mensaje de la semana pasada) y nuestro número total de contactos cercanos aumentó a 163 (en comparación a 111 en el momento del mensaje de la semana pasada). El Distrito continuará siguiendo y evaluando nuestras estrategias de mitigación para mantener a nuestros estudiantes seguros en nuestros salones de clase.   

Los padres y tutores pueden acceder al Tablero de Datos del Distrito 300 para ver los números de casos positivos y contactos cercanos. El tablero se actualiza diariamente, de lunes a viernes. 

Del 9 de agosto al 27 de octubre:

  • 48 miembros del personal dieron positivo para COVID-19.

  • 5 miembros del personal han sido identificados como un contacto cercano con una persona que dio positivo para COVID-19 en un edificio del Distrito 300.        

Del 12 de agosto al 27 de octubre:

  • 359 estudiantes dieron positivo para COVID-19.

  • 2,037 estudiantes han sido identificados como un contacto cercano con una persona que dio positivo para COVID-19 en un edificio del Distrito 300.

Del 30 de agosto al 27 de octubre:

  • 2,877 pruebas fueron administradas al personal y estudiantes para poder regresarlos al salón de clase con éxito a través del Programa de Pruebas de la Oficina Central. Este número no incluye las pruebas administradas a Hampshire High School.  

Si se identifican casos elevados dentro de una escuela, el Distrito trabaja con nuestros departamentos de salud locales para revisar y modificar nuestras estrategias de mitigación para mantener seguros a nuestros estudiantes y personal. 

Conclusión:

Para concluir, me gustaría compartir algunas de las grandes cosas que ocurren en el Distrito 300.

¡Esta noche, los equipos de fútbol americano de Hampshire High School y Jacobs High School participarán en los juegos de eliminatoria de la primera ronda de IHSA!

  • Jacobs jugará contra Hersey High School a las 7 p.m. en Hersey.

  • Hampshire jugará contra Moline High School a las 7:30 p.m. en Moline. 

Me gustaría desear la mejor de las suertes al entrenador principal de Hampshire, Jake Brosman, al entrenador principal de Jacobs, Brian Zimmerman y a todos los estudiantes de los equipos de fútbol americano Whip-Purr y Golden Eagle en los juegos de esta noche. 

La Escuela Primaria Neubert organizó recientemente un evento Trunk or Treat, que permitió a los estudiantes participar en una divertida actividad de Halloween con sus compañeros y la comunidad escolar en general. Me gustaría agradecer a los miembros de la Junta de PTO de Neurbert por todo su arduo trabajo en la organización del evento.  

A principios de este mes, el Departamento de Bomberos de Carpentersville hizo una visita especial a la Escuela Primaria Parkview para conmemorar la Semana de Prevención de Incendios. Los bomberos enseñaron a los estudiantes de Parkview importantes lecciones de seguridad y los guiaron a través de un simulacro de incendio. También proporcionaron una bolsa de regalo que contenía un libro de seguridad contra incendios y un libro para colorear a los estudiantes de preescolar y primer grado. Me gustaría agradecer al Departamento de Bomberos de Carpentersville por su apoyo a nuestros estudiantes. 

Los estudiantes de Golfview Elementary trabajaron juntos como comunidad para ganar una recompensa escolar: hacer que la Directora Pam Carlos y la Subdirectora Jessica Martinsen comenzaran su día desde lo alto del techo de la escuela. Los estudiantes de Golfview ganaron esta recompensa siguiendo “The Gator Way”, que consiste en "Ser Respetuoso, Ser Responsable y Ser Seguro". Al practicar “The Gator Way”, los estudiantes trabajaron juntos para fortalecer su sentido de comunidad al compartir una experiencia común. La directora Carlos y la subdirectora Martinsen estaban muy orgullosos de los estudiantes por demostrar su arduo trabajo y dedicación para lograr una meta. 

A medida que nos acercamos a noviembre, el Distrito 300 continuará enfocándose en asegurar que los estudiantes reciban instrucción de alta calidad mientras proporciona oportunidades para actividades de desarrollo de relaciones dentro de nuestras comunidades escolares y esperamos poder compartir con ustedes las grandes cosas que están sucediendo en nuestras escuelas. 

Les deseo un feliz y maravilloso fin de semana de Halloween.

Atentamente,

Susan Harkin