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Parent Survey: Remote or In-Person Options

Dear Parent(s) or Guardian(s),

On Friday, September 11, I provided families with an update regarding the details surrounding each of the in-person and remote options I previously shared with the Board of Education. While each plan varies, they do reflect the best options we have at this time. As a reminder, the Board will vote on whether they will approve or deny my recommendations in part or wholly during the September 22 Board of Education Meeting.

Prior to the Board’s vote, I’d like to ask all parents and guardians to complete one “Remote or In-Person Option Parent Survey” for each child enrolled in a District 300 school. 

Please note the following important information before taking the survey: 

  • If you opt to enroll in the fully remote option, your child would remain in the fully remote option through the remainder of the 2020-2021 school year (see full explanation in the answers to frequently asked questions below)

  • The decision you select in the survey to enroll your child in a particular option will be considered final if the Board votes to approve that option during the September 22, 2020 Board of Education Meeting

  • If the Board does not approve the option you selected during their September 22, 2020 meeting, your decision will NOT be considered final. District 300 will send you a follow-up communication with directions on how to proceed

Parents and guardians can access the survey by clicking here. As previously mentioned, please complete one form per student enrolled in a District 300 school.

Over the weekend, I received several questions from families regarding the options presented. I have attempted to summarize my responses below:

1. Why must families commit to their choice for the whole year?

When families select to enroll in a remote or hybrid instructional model, District 300 will have to reschedule the entire school. Remote students will be assigned to new teachers or see their schedules change, including when their classes will be held (for example, moving math from the 1st period to the 3rd period). At the same time, students who are in-person will also experience the same changes. The result is their classes will be scheduled in accordance with our guidelines and class sizes. So, if a student who originally decided to enroll in remote learning later decided they wanted to transition to in-person learning, District 300 would have nowhere to place that student if the classes are already at capacity. The other teachers who would normally be available to accommodate additional in-person students are no longer available as they are now full-time remote teachers. Additionally, adding students to classes will impact both lunches and transportation, and may potentially result in our inability to provide space between desks.

Each classroom has been evaluated for the hybrid option to ensure it can be arranged in a manner that maximizes social distancing. Adding a student (or students) into the mix reduces the amount of space between students. The same happens at lunch. The reason I recommended the A-Day / B-Day hybrid was to reduce the student population to roughly 50% each day. Our facilities can accommodate this many students while meeting or exceeding the IDPH guidelines. Again, adding students will impact our ability to do so and may require that we cancel other classes (gym, media) or place specials on a cart where they have to go to students to create other spaces for lunch or classes. 

Changes within the options will also impact transportation and routing. We have worked to schedule bus routes to ensure we can meet the 50 student limitation per route. Adding students into the system after we have finalized schedules means routes will need to be revised and result in some students being reassigned to another bus or route because a new student was added. Unfortunately, it is not as simple as just adding another bus or creating a new route. 

However, it is important to note this does not mean a change cannot or will not happen. We will certainly evaluate any request to change on a case-by-case basis. Also, should the state move to phase 5, we will work to return all students and staff to in-person instruction.

2. Will my students be scheduled on the same day to ensure they follow the same schedule?

Yes, our software has the ability to schedule students by household regardless of what school they attend.

3. Why does the A/B Hybrid and the Remote option require a schedule and/or change in my child’s teacher?

Based on the last survey District 300 conducted, approximately 2,200 families opted for Remote Learning. While I assume these numbers will change in this new survey, the issues of how to staff these requests remain.

Elementary: Unless there are enough students (based on class size) to justify pulling a teacher from within the school and grade level, students must be reassigned which could result in students from different schools being combined for Remote Learning.

Middle/High: Given the manner in which students are scheduled, we do not have all core teachers assigned to one specific content area and grade level. As a result, we will need to create sections (class periods) dedicated to being fully remote or fully in-person. Schools will work to minimize any changes to a student’s current teacher(s). However, to do so, they will need to change what time of day that class occurs in order to consolidate students within an all remote or in-person class. In addition, some classes may result in students being assigned to a class with a teacher in another building. However, all staff will be certified and have experience teaching their respective course. Classes such as AVID, AP, and others will be protected to the greatest extent possible.

4. What will the full remote option look like?

Those selecting the remote option will have synchronous instruction five days per week. The district will eliminate the asynchronous day.

5. What will the schedule look like moving forward?

All schools will revert back to a traditional school day schedule. Middle and high school students will return to a nine period day schedule (regardless of being in-person or remote). Elementary students in the A-Day / B-Day hybrid or full remote will follow a traditional schedule. If approved, those in the hybrid (option 2) will follow a modified schedule each day.

6. If my child changes teachers how will grades be addressed and how will the teacher know what my child was learning?

Transitions between staff will include records regarding each child’s academic progress. In addition, the transition would occur at a quarter break allowing for a cleaner transition. Teachers also follow a standardized pacing guide and instructional framework. As such, staff are aligned within a few days of each other eliminating any gaps in what has been taught and what remains to be taught at each grade level.

7. What happens if my child stays home sick or gets quarantined?

In these instances, teachers will accommodate your child’s participation remotely as these instances will be limited.  

8. Why can’t we have teachers teach both live to those in-person and have students join remotely at the same time?

Our staff have expressed serious concerns regarding their ability to manage both classroom environments. In addition, many parents have also expressed concerns regarding this format. As such, we will not mandate this approach and teachers may volunteer to do so if they feel comfortable with the process. In all other instances, we will support the use of dedicated staff to offer full remote or in-person classes.

9. What happens if a school has to be closed due to COVID? How long would a school be closed for?

If a school is closed students and staff will revert back to being fully remote for the duration of the closure. Families and students should expect any closure to last at least two weeks. A prolonged closure could result if the local health departments find that spread continues as evidenced by their tracking.

10. How will the district determine if a closure is warranted?

The district will use several metrics to determine if a school must be closed. These include but are not limited to the number of COVID cases, the number of clustered COVID cases, the number of students quarantined resulting from exposure or positive COVID test, and the number of staff quarantined resulting from exposure or positive COVID test.

11. Is there a possibility that the district may increase the frequency or number of students allowed to be in-person?

Yes. If local data and second quarter outcomes support expanding the number or frequency of being on-site. However, doing so would result in additional changes to the daily schedule (not teachers) as our ability to provide lunch in accordance with existing IDPH mandates would require the use of multiple spaces on each campus including the cafeteria, gymnasiums, multi-purpose rooms, classroom space, auditoriums, and media center. In any instance, our ability to host lunch would impact these additional spaces requiring an adjustment to the daily schedule to ensure that spaces are available. Of course, the extent of these issues varies by school-based upon their enrollment and building design.

12. If I select the fully-remote option and my student is out for the remainder of the year, would my student be able to participate in athletics, extracurricular activities, and dances (if they are permitted?)

Yes. Fully-remote students will have the opportunity to participate in athletics, extracurricular activities, field trips, dances, and all graduation activities (pending each is activity and event has been approved by the District)

 

Estimados Padres o Tutores: 

El viernes 11 de septiembre, les proporcioné a las familias una actualización sobre los detalles relacionados con cada una de las opciones en persona y aprendizaje remoto que compartí anteriormente con la Junta Educativa. A pesar de que cada plan varía, reflejan las mejores opciones que tenemos en este momento. Como recordatorio, la Junta Educativa votará si aprobarán o rechazarán mis recomendaciones en parte o en su totalidad durante la reunión de la Junta Educativa del 22 de septiembre.

Antes de la votación de la Junta Educativa, me gustaría pedirles a todos los padres y tutores que completen una “Encuesta de Opción Remota o en Persona” para cada estudiante inscrito en las escuelas del Distrito 300.

Tenga en cuenta la siguiente información importante antes de realizar la encuesta:

  • Si opta por inscribirse en la opción completamente remota, su estudiante permanecerá en la opción completamente remota durante el resto del año escolar 2020-2021 (vea la explicación completa en las respuesta a las preguntas frecuentes a continuación.
  • La decisión que seleccione en la encuesta para inscribir a su estudiante en una opción en particular se considerará definitiva si la Junta Educativa vota para aprobar esa opción durante la reunión de la Junta Educativa del 22 de septiembre del 2020.

  • Si la Junta Educativa no aprueba la opción que seleccionó durante su reunión del 22 de septiembre de 2020, su decisión NO se considerará definitiva. El Distrito 300 le enviará una comunicación de seguimiento con instrucciones sobre cómo proceder.

Los padres y tutores pueden acceder a la encuesta haciendo clic aquí. Como se mencionó anteriormente, complete un formulario por cada estudiante inscrito en una escuela del Distrito 300.

Durante el fin de semana, recibí varias preguntas de familias con respecto a las opciones presentadas. He intentado resumir mis respuestas a continuación

1. ¿Por qué las familias deben comprometerse con su elección durante todo el año?

Cuando las familias optan por inscribirse en un modelo de instrucción remoto o híbrido, el Distrito 300 tendrá que reprogramar toda la escuela. Los estudiantes remotos serán asignados a nuevos maestros o verán cambios en sus horarios, incluso cuando se llevarán a cabo sus clases (por ejemplo, mover matemáticas del primer período al tercer período). Al mismo tiempo los estudiantes que están en persona también experimentarán los mismos cambios. El resultado es que sus clases se programarán de acuerdo con nuestras pautas y el tamaño de las clases. Por lo tanto, si un estudiante que originalmente decidió inscribirse en el aprendizaje remoto luego decidiera que quiere hacer la transición al aprendizaje en persona, el Distrito 300 no tendría dónde ubicar a este estudiante si las clases ya están al máximo. Los otros maestros que normalmente estarían disponibles para acomodar a estudiantes adicionales en persona ya no están disponibles ya que ahora son maestros remotos de tiempo completo. Además, agregar estudiantes a las clases afectará tanto el transporte y puede resultar en nuestra incapacidad para proporcionar espacios entre los escritorios.

Cada salón de clases ha sido evaluado para la opción híbrida para garantizar que se pueda organizar de una manera que maximice el distanciamiento social. Agregar un estudiante (o estudiantes) reduce la cantidad de espacio entre los estudiantes. Lo mismo ocurre en el almuerzo. La razón por la que recomendé el horario híbrido días A/B fue para reducir la población estudiantil aproximadamente el 50% cada día. Nuestras instalaciones pueden acomodar a tantos estudiantes mientras cumplimos y excedemos las pautas de IDPH. Nuevamente, agregar estudiantes afectará nuestra capacidad para hacerlo y puede requerir que cancelemos otras clases (gimnasio, biblioteca) o coloquemos los especiales en un carrito donde tienen que ir a los estudiantes para crear otros espacios para el almuerzo o las clases.

Los cambios en las opciones también afectarán el transporte y las rutas. Hemos trabajado para programar rutas de autobús para asegurar que podamos cumplir con el límite de 50 estudiantes por ruta. Agregar estudiantes al sistema después de haber finalizado los horarios significa que las rutas deberán ser revisadas y resultará en que algunos estudiantes sean asignados a otro autobús o ruta debido a que se agregó un nuevo estudiante. Desafortunadamente, no es tan simple como agregar otro autobús o crear una nueva ruta.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que esto no significa que no se puede hacer un cambio. Sin duda, evaluaremos cualquier solicitud de cambio caso por caso. Además, si el estado pasa a la fase 5, trabajaremos para que todos los estudiantes y el personal vuelvan a recibir instrucción en persona. 

2. ¿Se programará a mis estudiantes el mismo día para asegurar que sigan el mismo horario?

Si, nuestro software tiene la capacidad de programar a los estudiantes por hogar independientemente de la escuela a la que asistan

3. ¿Por qué la opción híbrida A/B y remota requieren un cambio en el horario o maestro de mi estudiante?

Según la última encuesta que realizó el Distrito 300, aproximadamente 2,200 familias optaron por el aprendizaje remoto. Aunque supongo que estos números cambiarán en la nueva encuesta, los problemas de cómo proveer personal a estas solicitudes persisten.

Primaria: A menos que haya suficientes estudiantes (según el tamaño de la clase) para justificar la extracción de un maestro dentro de la escuela y el nivel de grado, los estudiantes deben ser reasignados, lo que podría resultar en la combinación de estudiantes de diferentes escuelas para el aprendizaje remoto.

Secundaria/Preparatoria: Dada la manera en que se coloquen a los estudiantes, no tenemos todos los maestros principales asignados a un área de contenido y nivel de grado específicos. Como resultado, necesitaremos crear secciones (períodos de clase) dedicados a ser completamente remotos o completamente en persona. Las escuelas trabajarán para minimizar cualquier cambio en el maestro actual de un estudiante. Sin embargo, para hacerlo, deberán consolidar a los estudiantes dentro de una clase totalmente remota o en personal. Además, algunas clases pueden resultar en que los estudiantes sean asignados a una clase con un maestro en otro edificio. Sin embargo, todo el personal estará certificado y tendrá experiencia en la enseñanza de su respectivo curso. Las clases como AVID, AP y otras estarán protegidas en la mayor medida posible.

4. ¿Cómo será la opción remota completa?

Aquellos que seleccionen la opción remota tendrán instrucción sincrónica cinco días a la semana. El distrito eliminará el día asincrónico.

5. ¿Cómo será el horario en el futuro?

Todas las escuelas volverán a un horario escolar tradicional. Los estudiantes de secundaria y preparatoria volverán a un horario de nueve períodos por día (independientemente de si están en persona o de forma remota). Los estudiantes de primaria en el horario híbrido de día A/ día B o completamente remoto seguirán un horario tradicional. Si se aprueba, los estudiantes en horario híbrido (opción 2) seguirán un horario modificado cada día.

6. Si mi estudiante cambia de maestro, ¿cómo se abordarán las calificaciones y cómo sabrá el maestro lo que mi estudiante estaba aprendiendo?

Las transiciones entre el personal incluirán registros sobre el progreso académico de cada estudiante. Además, la transición se llevará a cabo en un descanso entre trimestres, lo que permitiría una transición más fluida. Los maestros también siguen una guía de ritmo y un marco instructivo estandarizados. Como tal, el personal se alinea con unos días de diferencia entre sí, eliminando cualquier difrencia en lo que se ha enseñado y lo que queda por enseñar en cada nivel de grado.

7. ¿Qué sucede si mi estudiante se queda en casa enfermo o es puesto en cuarentena?

En estos casos, los maestros acomodarán la participación de su estudiante de forma remota, ya que estos casos serán limitados.  

8. ¿Por qué no podemos tener maestros que enseñen en vivo a los estudiantes y permitir que los estudiantes se unan de forma remota al mismo tiempo?

Nuestro personal ha expresado serias preocupaciones respecto a su capacidad para manejar ambos entornos de salón de clase. Además, muchos padres también han expresado su preocupación con respecto a este formato. Como tal, no exigiremos este enfoque y los maestros pueden ofrecerse como voluntarios para hacerlo si se sienten cómodos con el proceso. En todos los demás casos, apoyaremos el uso del personal dedicado para ofrecer clases completas de forma remota o en persona.

9. ¿Qué pasa si una escuela tiene que ser cerrada debido a COVID? ¿Cuánto tiempo estaría cerrada una escuela?

Si una escuela está cerrada, los estudiantes y el personal volverán a ser completamente remotos mientras dure el cierre. Las familias y los estudiantes deben esperar que cualquier cierre dure al menos dos semanas. Podría producirse un cierre prolongado si los departamentos de salud locales descubren que la propagación continúa, como lo demuestra su seguimiento.

10. ¿Cómo determinará el distrito si se justifica un cierre?

El distrito usará varios parámetros para determinar si una escuela debe estar cerrada. Estos incluyen, entre otros, la cantidad de casos de COVID, la cantidad de casos de COVID agrupados, la cantidad de estudiantes en cuarentena como resultado de la exposición o una prueba de COVID positiva y la cantidad de personal en cuarentena como resultado de la exposición o una prueba de COVID positiva

11. ¿Existe la posibilidad de que el distrito aumente la frecuencia o el número de estudiantes a los que se les permite estar en persona?

Si. Si los datos locales y los resultados del segundo trimestre respaldan la expansión del número o la frecuencia de estar en la escuela. Sin embargo, hacerlo daría lugar a cambios adicionales en el horario diario (no en los maestros) ya que nuestra capacidad de proporcionar almuerzo de acuerdo con los mandatos existentes de IDPH requeriría el uso de múltiples espacios en cada escuela, incluyendo la cafetería, gimnasios, salones de usos múltiples, espacio de los salones, auditorios y centro de medios. En cualquier caso, nuestra capacidad para organizar almuerzos afectaría estos espacios adicionales que requieren un ajuste al horario diario para garantizar que haya espacios disponibles. Por supuesto, el alcance de estos problemas varía según la escuela en función de su inscripción y el diseño del edificio.

12. Si selecciono la opción totalmente remota y mi estudiante está fuera por el resto del año, ¿podría mi estudiante participar en atletismo, actividades extracurriculares y bailes (si están permitidos?)

Si. Los estudiantes completamente remotos tendrán la oportunidad de participar en atletismo, actividades extracurriculares, excursiones, bailes y todas las actividades de graduación (en espera de que cada actividad y evento haya sido aprobado por el Distrito).